Kako učinkovito določati rezultate v tehnoloških projektih? - Kaj so lahko rezultati skozi proces projektnega vodenja (1. del) 30:08:2019

Kaj so lahko končni rezultati projektov?

V praksi upravljanja projektov imajo končni rezultati zelo jasen a specifičen pomen: »Končni rezultati so rezultati, ustvarjeni kot rezultat dela, opravljenega med projektom.« Hkrati je rezultat tudi kazalnik uspešnosti. Določitev, sledenje in vnaprejšnje – plansko upravljanje rezultatov projekta je ena od najpomembnejših nalog in odgovornosti vodje projekta (project manager).

project deliverablesČe je kakršenkoli rezultat dosegljiv znotraj projekta, ga lahko opredelimo tudi kot kazalnik uspešnosti, a mora izpolnjevati naslednja merila:

  • dosegljiv mora biti v okviru projekta,
  • projektni partnerji se morajo z njimi strinjati v celoti,
  • mora biti rezultat premišljenega in vnaprej planiranega dela itn.

Rezultati projekta so lahko povsem oprijemljivi in tudi zelo kompleksni, na primer stadion ali tovarna. Na drugi strani pa so lahko rezultati mnogo bolj enostavni, kot na primer enostranski marketinški dokument. Rezultati so lahko medsebojno povezani in drug drugega pogojujejo, na primer, ko nek izdelek vsebuje več polizdelkov (vmesni rezultati projekta kot gradniki končnega izdelka). Rezultati projekta, znani tudi kot angleški termin deliverables, sami po sebi niso nujno vedno tudi končni cilji projekta, pomagajo pa nam (tudi s časovnega vidika) oblikovati proces, ki skozi doseganje vmesnih rezultatov dejansko pripelje do učinkovitih končnih rezultatov ali ciljev.

 

Kako načrtujemo kazalnike uspešnosti skozi načrtovane rezultate projekta?

Če želite določiti kazalnike uspešnosti projekta, za svoje izhodišče vzemite načrtovane rezultate in cilje projekta. Skozi načrtovan proces projektnega dela oblikujte faze projektnega dela in delne rezultate, na tej podlagi pa vmesne kazalnike uspešnosti, ki bodo sprejemljivi za vse projektne partnerje. Pri tem si lahko pomagate s spodnjimi vprašanji:

  • Kaj želimo s projektom doseči?
  • Kakšen namen, cilj ali končni rezultat si projektni partnerji želijo ob zaključku projekta?
  • Kateri so sestavni deli ciljev oz. končnih rezultatov projekta?
  • Kako poteka in čemu je namenjena vsaka od faz načrtovanega projekta?
  • Kako pomembno vlogo igra vsaka faza projekta v okviru projekta kot celote?
  • Kako bomo oblikovali (ali ustvarili) vsako etapo projekta?
  • Kakšni so stroški vsake projektne faze?
  • Koliko časa bomo potrebovali za izvedbo posamezne faze projekta?

V kolikor je to možno, vsak projektni cilj poskusite razdeliti na manjše enote, obvladljive dele, a hkrati pri tem upoštevajte možnosti izvedljivosti in prioritete vsake enote. Če imate projektne aktivnosti razčlenjene v posamezne projektne faze, naj vam služijo kot pomoč tudi pri oblikovanju kazalnikov uspešnosti.

 

Rezultati projekta vs. mejniki

Razlikovanje med rezultati in mejniki med projektnimi menedžerji pogosto ustvarja nepotrebno zmedo.

Mejniki so kontrolne točke projektnega dela. Običajno jih vstavimo na tisto točko projektnega dela, ki pomeni zaključek neke pomembne aktivnosti. Za mejnike ne postavljamo rokov in tudi ne vplivajo neposredno na cilje projekta. So preprosto način za spremljanje napredka projekta.

Hkrati s pomočjo postavljanja projektnih mejnikov kompleksne rezultate projekta, ki jih želimo doseči, razčlenimo na manjše enote. Če kot vmesni rezultat projektnega dela na primer določimo, da izdelek izpolnjuje kompleksne tehnične zahteve, lahko mejnike določimo tako, da vsak mejnik pomeni tudi dokumentiranje izpolnjevanja posamezne zahteve uspešnosti. Ob tem velja poudariti, da mejniki niso namenjeni zunanjim deležnikom, ampak le skupini projektnih sodelavcev interno, ki si na ta način olajšajo in predvsem strukturirajo delo. Vključimo jih lahko v projektna poročila, vendar pa to ni nujno.

 

Projektni in procesni rezultati projektov

Pri spremljanju projektnih rezultatov je nujno tudi razlikovanje med projektnimi in procesnimi rezultati. Projektni rezultati (deliverables) so rezultati projekta, so veliki dosežki, ki so pomembni tako za projektne partnerje kot širšo javnost, zunanje deležnike. Procesni rezultati projekta pa kažejo na izpolnjevanje načrtovanih korakov – procesa, ki vodi do končnih projektnih rezultatov.

Eden najbolj vidnih primerov procesnih rezultatov so dokumenti, ki jih ustvarimo v času trajanja projekta oz. med projektnim vodenjem. Običajno projekt začnemo z dokumentom, ki opisuje obseg, namen, cilje in predvidene rezultate podjetja, sledi projektni načrt in razčlenitev projekta na posamezne projektne faze. Vsi našteti dokumenti so za projektne partnerje izjemno pomembni, saj so orodje za učinkovito projektno vodenje, a le redko do njih dostopa širša javnost. Vsi našteti dokumenti so primeri procesnih rezultatov projekta – sami po sebi niso rezultat projekta, a njihovo ustvarjanje bistveno olajša doseganje zastavljenih končnih ciljev.

Nekaj ​​primerov procesnih rezultatov projekta:

  • Planski dokumenti o poteku dela,
  • struktura razčlenitve dela (WBS, glej Diagram 1…),
  • planski dokumenti o obsegu projekta in
  • načrt upravljanja projekta ipd.

 

19-08-26 project management 1

Diagram 1: Struktura delitve dela (WBS) kot primer izvedljivega postopka (Avtor: Alexandros Hatzigeorgiou, Univerza v Makedoniji (UOM), Oddelek za računovodstvo in finance).

(VIR: povzeto po workamajig.com Complete Project Manager’s Guide to Project Deliverables avtorice Sylvie Moses, 2018)

ZAKAJ TECOS?

  • Dolgoletne izkušnje
  • Kompetenten kader
  • Kratek odzivni čas
  • Celovite rešitve na enem mestu
  • Vrhunska oprema vodilnih svetovnih dobaviteljev

Prijava eseznam Tecos